お疲れさまです。
桜庭裕介です。
今日は「仕事ができる人のやり方」をお伝えします。
会社の仕事が一番分かりやすいのですが
会社には「仕事が早い＆速い人」と「仕事が遅い人」がいますよね。
ここの違いをまず解説していきます。
そこから「考え方を具体的にどう工夫するのか」を学んで頂ければと思います。
これらの知識は元トヨタ副社長が運営している講演会で学んだ内容をより具体的に解説したものです。
この記事を読むことで、あなた自身の仕事速度は確実に上がるでしょう。
少なくとも、自分は執筆業務にかかる時間を１／２にすることができました。この経験からも「やれないことはないこと」を学びました。
あなたも仕事を早く終わらせて、楽をしてください。
まずは導入として、仕事が早い＆速い人と遅い人の違いを勉強していきましょう。
仕事が早い＆速い人と遅い人
「仕事を短い時間で終わらせて、かつ今のクオリティで終わらせる方法はあると思いますか？？」
自分はこの質問を受けたとき
・・・いやいや、そんなものはない。やはり、一定の時間はかかるものだ。机上の空論でしかない。
そう思っていました。
ところが、これは誤った考え方でした。
まず、仕事を短い時間で終わらせるには２つの方法があります。
①仕事を早くやる
②仕事を速くやる
実際に仕事をする際の速度は「②」に該当します。急いでタイピングをしたり、棚からファイルを出したり、印刷機にピピピ・・・と印刷部数を速く入力したり。
一方、「①」は仕事を早い時期に開始することを示します。いわゆる段取りです。仕事の完工の２週間前に仕事Ａを終わらせ、１週間前に仕事Ｂを、３日前に仕事Ｃを終わらせるといったものですね。
つまり、何が言いたいかというと
仕事が遅いと言われる方にも二種類ある
ということです。
「仕事は８割段取り」は仕事内容によっては当てはまらないという話
「仕事は段取り八部」という言葉がありますが、意味としては「仕事は段取りが大切だ」「仕事のウェイトは段取りにある」というものです。
これは一見、正解のように思えますが、実は全ての仕事には当てはまりません。
シンプルに動作速度が求められる仕事もあるということです。
例えば、ある発注書類を作る仕事で考えてみましょう。
①施工会社と打ち合わせをする
②設計書を作る
③見積もり書を入手
④査定をする
⑤査定した結果書を作る
⑥発注書類を作る
⑦決定見積もりを回覧する
⑧施工会社と打ち合わせをする
・・・
会社によっては、これらの仕事をする際に色々な書類（チェックシート等）を作成していたりします。
この業務はいわゆるルーティン業務であり、数回この業務をやって慣れてしまうと、段取り八部の考え方によっては時間削減に限界が必ず来ます。
ステップ自体を削減することはルール上、不可能だからです。
ここから先の時間削減は「②仕事を速くやる」しかないのです。
≪ＰＯＩＮＴ≫
ルーティン業務は慣れると「速くやらないと、時間短縮ができない」
どうすれば仕事を短時間で終わらせるか？？
①超高速でタイピングをする
②一度にまとめて印刷する
③過去受けたコメントを一覧でチェックできる資料を見る
④過去作成した書類をすぐに複製できるよう、ＰＣのファイルを整理しておく
これらはすぐにできる工夫ですが、ここを改善するだけでも仕事にかかる時間を短縮することができるでしょう。
１から作る書類は原則、ルーティン業務では無駄でしかないことは認識しておくと良いでしょう。
さらに、時間短縮するにはどうしたら良いでしょうか？？
答えを言います。
「仕事を詳細に分解してみましょう」
そして
「雑にやってもいい仕事を抽出しましょう」
ここを工夫し始めると、めちゃくちゃ仕事を早く終わらせることができます。抜本的な変化が起こり始めます。
ここからは自分の体験談を交えて、どう時間短縮できたかを解説していきます。
２時間かかる仕事を３０分でやることができた
自分が抜本的に仕事を変えることができた話をします。
結果、２時間かかっていた仕事を３０分以内にできるようにしました。
どんなことをしたかというと・・・
工夫①「メールを超簡素化」
工夫②「電話を極力しない」
工夫③「形式だけの打ち合わせもしない。必要なら現場でやってしまう」
工夫④「適当でいい文章は適当に作る」
取り入れた工夫①②
「メールを簡素化」「電話を極力しない」
自分が以前、勤めていた企業では「メール」「電話」に時間をかける文化がありました。
身内のようなグループ会社、何度も付き合いのある会社に対してです。
組織に慣れていると、当たり前だと思っているのですが、これらは完全に無駄でしかありません。
「１５分、２０分かけて作成した１通のメール」
「１０分かけて調整した１回の電話」
これらにどこまで価値がありますか？
たぶん価値はほぼないです。
メールなんてのは
〇〇様
お疲れ様です。桜庭です。
先日話をした仕事Ａの見積もりお願いします。
これでいいのです。１分以内に送付できます。
電話もわざわざ相手と自分の時間を削ってまで話す必要がありますか？？二人の集中を断ち切ってまで。
大抵の電話はあとでまとめてメールするだけで済むものばかりです。
普段から仲の良い関係を作っておけばいいだけの話
普段、会って話をする際にきちんと関係性を作っておけば、メールも電話も丁寧にしなくてよくなります。
「お互い忙しいから簡素なメールを送るようにしようか」と切り出しておけばいいだけの話なのです。
「電話も緊急性がなければ、なるべくやめようね」と互いの共通認識を持てれば、良いのです。
取り入れた工夫③
「形式だけの打ち合わせもしない。必要なら現場でやってしまう」
発注先の担当と関係を築きさえすれば、もう会議室に移動して・・・などという体裁を整えることは無駄でしかありません。
ルーティン業務、いつも、何度もやっている仕事になぜ打ち合わせがいるのでしょうか？？
打ち合わせの目的は「何かを決定すること」ですので、何も決めないのであれば無駄なのです。
一方、共通認識を取りたいといった場合に会議をしたいパターンもあると思います。（あまり良くないと言われています。メールで済む話だといった整理）
そういった場合は、現場でやってしまうといいです。どこかでお会いしたときにすぐ話せるように資料を持っておき、要点を話してしまう。
あまりないケースですが、仕事に慣れていないときは有効な手段でしょう。
取り入れた工夫④「適当でいい文章は適当に作る」
企業や組織によっては、業務のミスを減らすようにチェックシートや決められた文章を書くといった仕事のための仕事をする場合があります。
形が違えど、大抵の企業でやっていることでしょう。
さきほどこういったツイートしましたが、こういった悩みを抱えている人は多いことが分かります。
[http://
昔はな
— MACO(桜庭裕介)｜電験&電気仕事 (@denken_1) October 4, 2019
・書類Aには印鑑を
・書類Bには日付印
・書類Cには枠印と日付印
・書類Dには印鑑とサイン
・書類Eには枠印+印鑑+サイン
・・・
今の奴は楽だ！と怒鳴る方がいたのだが
それらは無駄で、ただ改善しなかっただけだと思う。
同じような苦労をした・している人いる？🙋♂️#古い仕事の流儀
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仕事のための仕事はササッとやってしまいましょう。
要はミスをしなければいいだけの話なのです。要点を押さえましょう。要点を外さない限り、仕事のための仕事は無駄でしかないのです。
書類の回覧が終われば「仕事のための仕事は捨てられてしまいます」
「捨てられる」という事実は絶対に忘れてはいけないです。
２０分かけていたのであれば、５分で終わらせて下さい。
以前お伝えした「トヨタ式の考え方」では「原則３分の１カットは実現可能」といった理論があります。
やってみると、できるものです。
「丁寧な仕事を美学にする」考え方は捨てていきましょう。
そして、仕事早く終わらせてしまいましょう。
まとめ
以上「【仕事ができる人の超流儀｜時短】２時間でやっている仕事を３０分でやってみる」の記事となります。
沢山の工夫を紹介しましたが、いかがだったでしょうか？
自分はキーボードでのタイピング作業も工夫しています。ショートカットの活用ですね。
価値の低い仕事はもっともっと簡略化して、仕事を身軽にできるように工夫していきましょう。
あなた自身の仕事に合うよう、工夫をアレンジしてもらえればと思います。
仕事術Vol.2を読む
一部上場企業の副社長との闘いの末、ボロボロになりながら手に入れた経験と知識をまとめてあるので一読頂ければと思います。